Politique de confidentialité

Ivoire Santé Dentaire inc. (« Ivoire Santé Dentaire » ou « nous », selon le cas) exploite une entreprise de vente de produits et accessoires utiles au maintien d’une bonne hygiène et d’une bonne santé dentaire, de produits et accessoires de santé bucco-dentaire et de services de prévention, de création, de fabrication, de mise en bouche et de soins de prothèses dentaires (l’« Entreprise »). À cette fin, nous exploitons le site Internet https://ivoire.ca/ (le « Site Web »). En utilisant le Site Web, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente politique de confidentialité (la « Politique de confidentialité ») et acceptez d’être lié par les termes et conditions de celle-ci.

La Politique de confidentialité peut être amendée de temps à autre, et ce, sans préavis. Tout amendement de la Politique de confidentialité sera publié sur le Site Web par le biais d’un avis et vous sera accessible, afin que vous soyez en tout temps informé quant à la manière dont vos Renseignements personnels (tels que ci-après définis) peuvent être collectés et utilisés, ainsi que des circonstances dans lesquelles ils peuvent être communiqués. Votre utilisation continue du Site Web suppose l’acceptation de telles modifications. Veuillez consulter le Site Web périodiquement pour les amendements éventuels.

Nous nous engageons à assurer la protection des renseignements que vous nous fournissez et qui permettraient, directement ou indirectement, de vous identifier (les « Renseignements personnels ») et à respecter votre droit à la vie privée. Nous nous conformons à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec), ainsi qu’à toute autre loi applicable relativement à la protection des renseignements personnels (collectivement, les « Lois sur la protection des renseignements personnels »).

A. Responsabilité.  Nous sommes responsables de la protection des Renseignements personnels que nous détenons. Conséquemment, nous avons procédé à la désignation de la personne suivante à titre de responsable de la protection des Renseignements personnels :

Dominic Pelletier, Responsable de la protection des renseignements personnels

Par ailleurs, nous avons élaboré et mis en œuvre des politiques et des pratiques visant à assurer la protection des Renseignements personnels et notre conformité aux Lois sur la protection des renseignements personnels (les « Politiques et pratiques »). Les Politiques et pratiques prévoient notamment l’encadrement applicable à la conservation et à la destruction des Renseignements personnels, les rôles et les responsabilités des membres de notre personnel tout au long du cycle de vie de ces Renseignements personnels et un processus de traitement des plaintes relatives à la protection de ceux-ci. Sur demande, nous pouvons vous prêter assistance afin de vous aider, notamment, à comprendre la portée du consentement demandé.

B. Nature des données collectées et fins visées. Nous pouvons collecter des Renseignements personnels de diverses façons, notamment par le biais de formulaires papiers, courriels, ou via tout autre moyen de communication. Nous collectons également certains Renseignements personnels par l’entremise de notre Site Web, notamment par l’utilisation de témoins de connexion dits                     « essentiels », ainsi que lorsque vous nous contactez via le formulaire en ligne situé dans les sections « Prendre rendez‑vous » et « Nous joindre » du Site Web. Nous collectons, utilisons et communiquons les Renseignements personnels, notamment dans le but de communiquer avec le patient afin de faciliter la prise de rendez-vous, ainsi que de fournir les produits et/ou les services demandés (la « Prestation de services »), permettant ainsi au(x) denturologiste(s) et à son(leur) équipe de prodiguer des soins de qualité, tout en assurant la sécurité des patients pendant les traitements et en effectuant les suivis nécessaires. Lorsque vous nous contactez via le Site Web ou via tout autre moyen de communication, certaines informations peuvent vous être demandées, notamment votre nom, prénom, sexe, date de naissance, courriels personnels, adresse civique personnelle, numéro de téléphone personnel, ainsi qu’une description sommaire des motifs de la consultation, (collectivement les « Coordonnées »). Des renseignements relatifs à votre état de santé pourraient également vous être demandés et seront inscrit à votre dossier, incluant notamment une description des services rendus et leur date, une inscription de la prothèse fournie ou vendue, les recommandations faites au patient, les annotations, la correspondance et les autres documents relatifs aux services professionnels rendus, le plan de traitement suggéré et agrée par le patient, ainsi que votre numéro d’assurance maladie (RAMQ), le cas échéant (les « Renseignements de santé »). Vous consentez à ce que nous utilisions vos Coordonnées pour vous joindre dans le cadre de la Prestation de services. Vous acceptez que vos Coordonnées et vos Renseignements de santé soient collectés par les moyens décrits aux présentes et utilisés dans le cadre de la Prestation de services ou à toute autre fin énoncée aux présentes. Vous reconnaissez que votre refus de consentir à une telle collecte ou utilisation pourrait rendre impossible la Prestation de services.

Vous acceptez également que vos Coordonnées et vos Renseignements de santé soient communiqués à des tiers dans le cadre de l’exploitation de notre Entreprise, mais uniquement lorsqu’une telle communication est nécessaire à la Prestation de services ou à toute autre fin énoncée aux présentes, notamment à votre compagnie d’assurances. Autrement, vos Coordonnées et vos Renseignements de santé resteront confidentiels et ne seront ni vendus ni partagés à des tiers sans votre consentement.

Pour optimiser le Site Web et son efficacité, ainsi qu’à des fins de marketing et de publicité, nous utilisons les outils d’analyse Web Google Analytics et Google Ads, lesquels nous permettent de collecter des données d’utilisation à partir du Site Web, notamment des informations de localisation, d’effectuer un profilage desdites données d’utilisation, et d’analyser la performance de certaines annonces et/ou campagnes sur le Site Web. Pour davantage d’informations au sujet des renseignements collectés par Google et de l’usage qu’il en est fait, consultez la Politique de confidentialité et conditions d’utilisation de Google ainsi que sa page « Aide Google Analytics » :

Politique de confidentialité et conditions d’utilisation de Google : https://policies.google.com/privacy?hl=fr-CA

Aide Google Analytics : https://support.google.com /analytics/answer/6004245?hl=fr

Il est possible d’empêcher Google d’enregistrer les renseignements relatifs à votre utilisation du Site Web en installant, sur votre ordinateur, le module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics : https://tools.google.com /dlpage/gaoptout?hl=fr.

C. Consentement. En utilisant le Site Web et/ou en nous fournissant vos Renseignements personnels de quelconque façon, vous reconnaissez et consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos Renseignements personnels aux fins identifiées à la section B des présentes, dans la mesure où une telle collecte, utilisation et/ou communication s’avère appropriée. Vous reconnaissez que les fins identifiées aux présentes sont raisonnables. Dans le cadre de la Prestation de services, nous exigerons uniquement votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication des Renseignements personnels qui sont nécessaires aux fins de la Prestation de services.

Moyennant un préavis raisonnable, vous pouvez à tout moment retirer ou modifier votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos Renseignements personnels, sous réserve de vos obligations légales et contractuelles. Toutefois, un tel retrait ou une telle modification du consentement peut vous empêcher d’accéder au Site Web ou de l’utiliser, et peut rendre impossible la Prestation de services. Aucune disposition des présentes ne peut être interprétée comme vous autorisant, dans le cadre du retrait ou de la modification d’un consentement, à imposer une obligation ou une responsabilité à Ivoire Santé Dentaire.

D. Collecte des Renseignements personnels. La collecte de Renseignements personnels est limitée à ce qui est raisonnable et nécessaire aux fins identifiées aux présentes. Les Renseignements personnels sont collectés par des moyens équitables et licites, conformément à nos Politiques et pratiques. Nous nous réservons le droit de collecter des Renseignements personnels sans votre consentement dans la mesure prévue par les Lois sur la protection des renseignements personnels.

E. Utilisation, communication et conservation des Renseignements personnels. L’utilisation, la communication et la conservation des Renseignements personnels sont limitées à ce qui est raisonnable pour atteindre les fins pour lesquelles ils ont été collectés et auxquelles vous avez consenties. Les Renseignements personnels peuvent toutefois être utilisés à une autre fin et communiqués, sans votre consentement, dans la mesure prévue par les Lois sur la protection des renseignements personnels. Les Renseignements personnels sont accessibles à notre personnel, incluant notamment les denturologistes, lorsqu’un tel accès est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions. L’intégralité de notre personnel a pris connaissance de la présente Politique de confidentialité et a eu instruction de s’y conformer et d’en respecter les dispositions.

Les Renseignements personnels seront conservés pour la durée nécessaire à la Prestation de services, conformément à nos Politiques et pratiques. Les Renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires à la réalisation des fins identifiées aux présentes seront détruits, effacés ou rendus anonymes, sous réserve d’un délai de conservation prévu par les Lois sur la protection des renseignements personnels ou par toutes autres lois applicables, notamment pour répondre aux exigences de santé, légales, comptables ou en matière d’avis aux instances gouvernementales appropriées.

De plus, selon le Règlement sur la tenue de dossiers et des cabinets de consultation des denturologistes, Ivoire Santé Dentaire se doit de conserver chaque dossier de patient pour une durée minimale de cinq (5) ans suivant la date de la dernière inscription, quelle qu’elle soit, ou insertion au dossier du patient.

F. Mesures de sécurité. Afin de protéger vos Renseignements personnels, Ivoire Santé Dentaire utilise une solution informatique sécurisée ainsi qu’un système de conservation sécurisé de dossiers physiques et prend les mesures de sécurité propres à assurer la protection de vos Renseignements personnels contre la perte, le vol, la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisées, et qui sont raisonnables compte tenu, notamment, de la sensibilité des Renseignements personnels, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support. Selon le format des informations recueillies, les mesures incluent notamment une protection technologique par le biais d’un hébergement centralisé de nos boîtes aux lettres électroniques et d’une conservation des Renseignements personnels sur un serveur crypté situé à Québec, ainsi qu’une protection physique par le biais du verrouillage des armoires à dossiers et d’un accès restreint auxdits dossiers, le cas échéant. En aucun cas les Renseignements personnels ne sont enregistrés sur un appareil utilisé à des fins personnelles.

G. Exactitude. Nous nous engageons à veiller à ce que les Renseignements personnels soient exacts, complets et à jour lorsqu’ils sont utilisés aux fins identifiées aux présentes.

H. Droit d’accès. Sur demande écrite et moyennant un avis raisonnable, vous serez informé de l’existence, de l’utilisation et de la communication de vos Renseignements personnels, et vous aurez accès à ces Renseignements personnels. Un tel accès est gratuit, sous réserve des frais raisonnables qui peuvent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission desdits Renseignements personnels. Nous vous informerons du montant de ces frais, le cas échéant, avant de procéder à la transcription, la reproduction ou la transmission des Renseignements personnels.

Conformément à nos Politiques et pratiques, les Renseignements personnels seront conservés soit dans notre solution informatique sécurisée ou dans notre système de conservation sécurisée de dossiers physiques. Pour effectuer une demande d’accès, veuillez-nous contacter par courrier électronique à l’adresse indiquée à la section N des présentes. Nous nous réservons le droit de refuser de vous communiquer des Renseignements personnels dans la mesure prévue par les Lois sur la protection des renseignements personnels.

I. Droit de rectification. Vous pouvez en tout temps, si les Renseignements personnels sont inexacts, incomplets ou équivoques, ou si leur collecte, leur communication ou leur conservation ne sont pas autorisées par les Lois sur la protection des renseignements personnels, exiger qu’ils soient rectifiés.

J. Gestion des incidents de confidentialité. En cas de survenance d’un incident relatif à l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés des Renseignements personnels, leur perte ou toute autre atteinte en lien avec leur protection (un « Incident de confidentialité »), nous nous engageons à prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature se produisent. Si l’Incident de confidentialité présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, nous nous engageons à aviser la Commission d’accès à l’information conformément aux Lois sur la protection des renseignements personnels et à vous en aviser dans la mesure prévue par lesdites Lois sur la protection des renseignements personnels.

Lorsque nous évaluerons le risque qu’un préjudice découle d’un Incident de confidentialité, nous considérerons notamment la sensibilité des Renseignements personnels concernés, les conséquences appréhendées de leur utilisation et la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables. Conformément aux Lois sur la protection des renseignements personnels, nous consulterons la personne responsable de la protection des renseignements personnels en cas de survenance d’un Incident de confidentialité et nous tiendrons en nos établissements un registre des incidents de confidentialité.

L. Utilisation de témoins (cookies). Un « cookie » est une petite quantité de données stockée par un serveur dans votre navigateur lors de la visite d’un site Web, et qui mémorise certaines données concernant votre visite, notamment quant aux pages visitées et aux recherches et/ou clics effectués. Afin d’améliorer le Site Web et de personnaliser votre expérience de navigation, nous pouvons utiliser des cookies pour collecter certaines données. Ces données ne sont pas liées à vos Renseignements personnels de quelque manière que ce soit. Votre navigateur Web peut être configuré pour accepter automatiquement les cookies. Il vous incombe de modifier vos paramètres si vous ne souhaitez pas accepter de cookies. Toutefois, votre refus d’accepter les cookies pourrait affecter la performance du Site Web et votre expérience en navigation.

M. Liens externes. Le Site Web peut parfois contenir des liens vers des sites Web externes. Nous ne sommes pas responsables des politiques et des pratiques desdits sites Web externes à l’égard de la protection de vos Renseignements personnels. La présente Politique de confidentialité s’applique uniquement aux Renseignements personnels collectés sur le Site Web. Considérant ce qui précède, nous vous recommandons de lire et de prendre connaissance des politiques de confidentialité desdits sites Web externes préalablement à la communication de tout Renseignement personnel à des tiers.

N. Plaintes et demande d’information. Pour toute question, suggestion, plainte ou demande concernant la présente Politique de confidentialité et/ou votre accès ou utilisation du Site Web, veuillez nous contacter par courrier électronique à l’adresse suivante : rprp@ivoire.ca.